Подробное описание аутсорсинга ИТ

     Компьютеры, сервера, компьютерные сети, принтеры, телефоны, АТС, в любом офисе стоит оборудование необходимое для ведения бизнеса. Пользователь должен комфортно работать, а не думать о том почему у него не печатает принтер, как бороться с вирусами, как организовать резервное копирование, каждый должен заниматься своим делом. Заключая договор на абонентское обслуживание ИТ инфраструктуры, организация делегирует все вопросы, связанные с работай офисной техники специализированной компании, сосредоточившись на основном виде деятельности. Подобные взаимоотношения называют аутсорсинг ИТ.

Что Вы получите?

     Пользователь должен иметь рабочий компьютер, принтер, почту, когда техника работает, о технических специалистах не вспоминают. Основная цель обслуживания, обеспечить работоспособность системы. Кому понравится сервис, который не работает на опережение, проблемы необходимо вовремя выявлять и устранять, а не дожидаться последствий. Техника должна работать всегда, компания не может зависеть от капризов оборудования. Иногда техника ломается, но работа должна быть поставлена таким образом, чтобы это не влияло на организацию в целом.

Можно долго составлять подробное описание сервисного обслуживания компьютеров и серверов, описывать услуги, входящие в комплекс работ ИТ компании, это:

• Организация и контроль резервного копирования
• Антивирусная защита
• Ремонт, настройка, апгрейд оборудования, серверов, сетей
• Установка и настройка программного обеспечения
• и т.д.

Задача одна – все должно работать, пользователь должен вспоминать о компьютерном сервисе как можно реже. Количество обращений должно быть минимальным.

Организация аутсорсинга ИТ.

     Заключая договор на обслуживание, составляется список наиболее актуальных задач. Это пожелания, которые выполняются в первую очередь. Задача первого этапа - приведение оборудования в порядок, выполнение рекомендаций производителя и пожеланий пользователей.

Удаленное администрирование.

     У нас услуга удаленного администрирования предоставляется по умолчанию. Пользователь, отправляет заявку или обращается на горячую линию по телефону и получает поддержку, не дожидаясь приезда инженера, услуга сокращает время реакции, устранить проблему возможно в момент обращения.

Безопасность.

     Отдельное внимание уделяется сохранности информации, резервному копированию, антивирусной защите, правам пользователей. Проверяется физическое состояние оборудование на износ. Устанавливается программный комплекс, для постоянного мониторинга критических процессов.

Договор.

     Мы используем типовой договор на абонентское обслуживание. Кардинальные изменения редкость, но каждый договор носит уникальные черты. В договоре подробно описан регламент работ, начиная от постановки на обслуживание и заканчивая нюансами, возникающими во время работы. Все договора ориентированы на оказание услуг за абонентскую плату, без определения лимитов. Инженер решает задачу до ее логического завершения, без учета часов и количества выездов, обращения на горячую линию не лимитированы.

Экономическая подоплека.

     Использование аутсорсинговой компании обходится дешевле работы штатного инженера в девяноста процентах случаев.

Ряд моментов о которых стоит помнить:

• Болеют и уходят в отпуск не компании а люди
• Компании используют знания разных специалистов
• Приходящий администратор не нуждается в организованном, рабочем месте, по крайней мере это не ваша забота. Затраты на обслуживание можно прогнозировать и регулировать договором.

Стоимость обслуживания обсуждается с каждым заказчиком индивидуально, но при изменение количества предусмотренны скидки:

Штат, аутсорс или «аренда» специалистов: сравнение и описание

1. Inhouse-специалист

Специалист в штате — это самая прозрачная, но и самая сложная методология. Иногда собственная команда может оказаться достаточно дешёвым способом реализации потребностей, иногда — самым дорогим.

Всё дело в том, что для правильного функционирования ИТ инфраструктуры нужна целая команда людей — не только различные администраторы, но и хелп дэск специалисты, программисты, руководитель. И нужно не просто собрать их вместе, но и заставить эффективно работать. Решение этой проблемы описывали десятки раз, но, кажется, она до сих пор остается для многих проблемой.

Какие ещё есть нюансы:

• Поиск. На рынке труда не всегда есть нужные специалисты, а если есть, то стоимость их услуг может выходить за пределы бюджета.
• Затраты. Поиск и привлечение специалиста зачастую дорого обходятся для компании (затраты на HR, комиссии за хантинг)
• Инфраструктура. Нового сотрудника недостаточно просто нанять. Нужно дать ему рабочее место, ноутбук, гарантии и чай с печеньками.
• Риски. Случается всякое. Иногда людей приходится увольнять, переводить с одного проекта на другой и переквалифицировать, если они не оправдали ожиданий. Процесс увольнения тоже требует затрат.

Найм собственных специалистов подходит компаниям, у которых уже есть ИТ-инфраструктура и уже организован процесс. Всё, что требуется — масштабирование штатного расписания. А это уже обуславливается наличием кадров на рынке, интересных задач и адекватного бюджета на выкуп специалистов себе в штат.

2. Аутсорс ИТ

Самый простой способ — отдать всё на аутсорсинг. Если у вас есть проверенный подрядчик со свободными ресурсами — это рабочий вариант. Рассказываем коллегам, чего хотим, получаем от них сроки и стоимость, осуществляем контроль в процессе работы.

Казалось бы, всё замечательно — есть возможность выбора подрядчика с оптимальным бюджетом, эффективного получения результата и взаимодействия с подрядчиком, который работает идеально.

Но и тут можно ошибиться:

• Аутсорс снижает, но не отменяет необходимости наличия компетентного менеджера на стороне клиента для управления или хотя бы оценки заданий
• С этим перекликается и проблема выбора ресурсов и технологий — аутсорсер может предложить не самые подходящие для задачи инструменты и решения, а те, что используются на текущий момент внутри команды.
• Критерии оценки подрядчика не прозрачны — мы слышали массу историй, когда аутсорсеры, на первый взгляд выглядящие компетентными и профессиональными, на самом деле отдавал проекты фрилансерам, так как не могли выполнить то за что взялись.
• По нашим данным, один и тот же проект может быть оценен разными командами с разницей в 100 раз. Установка и настройка корпоративной почты стоит от 50000 тг. до 6 млн тенге. И да, как пользователь вы вряд ли отличите почтовую систему за 50000 тг. от системы за 6 млн тенге.

Если внутри компании-заказчика нет никакой экспертизы, а только пользователи, или внутренняя команда не справляется, то единственный здравый выбор — аутсорсинг. За все недостающие компетенции придется расплачиваться.

3. Аутстаф-специалиста

Аутстаффинг — это форма управления персоналом, при которой специалисты с необходимыми компетенциями находятся в штате другой организации, а заказчик оплачивает их трудовое время и использует их у себя.

От фриланса же аутстаффинг отличается подтвержденными компетенциями и гарантиями трудовой дисциплины.

Аутстаффинг отдельных специалистов будет в полной мере эффективен при наличии внутри компании компетенций проектного управления.

Нюансы:

• Право выбора. HR-специалистам аутстаффинг позволяет провести собеседование и выбрать специалистов с достаточными компетенциями.
• Своё управление. Внутри компании-заказчика нужны профессиональные менеджеры и аналитики (но и их можно «арендовать», если их нет в штате). Главная задача руководства заказчика — это грамотное управление нанятыми ресурсами.
• Инфраструктура. Ресурсы на аутстаффинге полностью встраиваются в работу команды и в вашу экосистему.
• Оптимизация. Контракт подписывается с другой компанией и может быть ограничен временными рамками без каких-либо проблем.
• Эффективность. Снижение рисков переоценки или недооценки по срокам и ресурсам. Специалист выполняет задачу ровно столько времени, сколько она требует, и приступает к следующей.